Принципи тайм-менеджменту

Опубліковано 29.11.2014 р. у розділі Дайджест

Дослівний переклад модного зараз слова «тайм-менеджмент» - це управління часом або організація часу. Щоб домогтися успіху в професійній сфері, а також жити без зайвої метушні, важливо правильно розподіляти свій час.

Існують певні базові принципи управління своїм часом, усвідомлення і застосування яких дозволить зробити ваше життя більш приємним та організованим.

Принцип 1. Планування часу

Планування робочого часу - це, мабуть, найголовніше правило тайм-менеджменту. А в ідеалі планувати необхідно не тільки робочий, але й особистий час. Будь-яка успішна людина управляє своїм часом, інакше вона просто не змогла б добитися успіху. Планування є невід'ємною складовою успіху та фінансової незалежності.

Планування робочого часу можна здійснювати двома способами:

  • на папері (в блокноті, органайзері);
  • електронному вигляді (в комп'ютерному або мобільному органайзері).

Варіант «в голові» не підійде, особливо на початковій стадії освоєння прийомів тайм-менеджменту, тому що якщо людина не записує свої завдання, вона підсвідомо вже не відповідає перед собою за їх виконання.

Управління часом слід здійснювати в короткостроковій, середньостроковій та довгостроковій перспективі (тобто, ставити собі цілі на день, на тиждень, на місяць, на рік і далі). Починати планування робочого часу найкраще з короткострокових періодів: з вечора складати собі план дій на наступний день, потім з ранку діяти згідно з наміченим планом, ввечері аналізувати його виконання і планувати наступний день.

Дослідження показують, що планування робочого часу уже з перших днів підвищує ефективність та продуктивність праці на 25%!

Принцип 2. Боротьба з пожирачами часу

У кожної людини є свої пожирачі часу - це ті чинники, які не приносять ніякої користі, але при цьому віднімають значну кількість часу з Вашого життя. Зараз найчастіше це соціальні мережі, Інтернет, комп'ютерні ігри, телевізор, для когось - балаканина по телефону, куріння і т.д.

Застосовуючи правила тайм-менеджменту, намагайтеся вже відразу виключати зі свого робочого процесу всіх пожирачів часу. Для початку можна пообіцяти собі повбивати час звичним чином, але тільки після того, як будуть зроблені всі справи згідно з наміченим планом, потім час, проведений без користі, слід поступово скорочувати, і в результаті повністю виключити зі свого життя.

Щоб виявити всі негативні фактори, що крадуть у вас дорогоцінний час, записуйте їх у міру виявлення на окремому аркуші. Запевняємо Вас, що список вийде немаленький!

Принцип 3. Розстановка пріоритетів

Ще один важливий принцип тайм-менеджменту - вміння правильно розставляти пріоритети. Найкраще розділяти всі завдання, які стоять перед Вами, за двома напрямками: терміновість і важливість. Потім, плануючи свій робочий день, в першу чергу вписувати в план важливі і термінові справи, далі термінові і не дуже важливі, потім важливі і не дуже термінові і так далі, в міру спадання терміновості і важливості.

Пам'ятайте, що не можна переходити до менш важливим і менш термінових справ, поки Ви не закінчили більш важливі і більш термінові. Дуже багато прийомів тайм-менеджменту засновані на принципі грамотної розстановки пріоритетів.

Принцип 4. Правило Парето

Існує так званий Закон Парето, який говорить про те, що 20% відсотків дій приносять 80% результату, і, навпаки, 80% витрачених зусиль приносять лише 20% результату. Певною мірою його можна застосувати і до управління часом.

Сутність цього методу тайм-менеджменту полягає в тому, що необхідно вміти фільтрувати непотрібні і малоефективні завдання і дії, яких, згідно з правилом Парето, аж 80%, і концентрувати свою увагу і зусилля на тих 20%, які здатні забезпечити максимально ефективний результат.

Не забивайте свою голову непотрібною інформацією, а свій щоденник - марними завданнями. Вчіться виділяти найважливіше, і успіх буде Вам забезпечений.

Принцип 5. Від складного до простого

При плануванні робочого часу найсладніші завдання необхідно ставити на початок дня, а потім рухатися до кінця дня в міру спадання складності. Справа в тому, що спочатку у людини більше сил, і вона швидше і легше впорається зі складними завданнями.

Принцип 6. Не робити багато справ одночасно

Напевно всі Ви знаєте прислів'я «За двома зайцями поженешся - жодного не впіймаєш». Теорія тайм-менеджменту говорить про те, що не можна починати нову справу (а тим більше - декілька), не закінчивши стару. Звичайно, це не відноситься до тих ситуацій, коли виконання одного завдання вимагає тривалих простоїв у роботі (наприклад, очікування відповіді від партнерів і т.д.).

Але якщо Ви будете одночасно хапатися за кілька складних справ - це суттєво знизить якість їх виконання, і збільшить загальний час вашої роботи у порівнянні з виконанням всіх завдань по черговості.

Принцип 7. Почніть планувати робочий день з обіду та відпочинку

Це той самий випадок, коли необхідно в першу чергу подбати про особистий час, а потім вже про роботу. Чому це важливо? Тому що без повноцінного відпочинку, обіду за розкладом, перерв у роботі, ефективність праці суттєво впаде. Цього не можна допускати, тому планування робочого часу слід починати з перерви на обід і невеликих перерв у роботі для відпочинку (наприклад, 5 хвилин щогодини або 10 хвилин раз на дві години).

Важливо відзначити, що виділений час для відпочинку категорично не можна витрачати на пожирачів часу (соціальні мережі і т.д.). В цей час ви повинні просто відпочивати, тобто, нічого не робити, або приймати їжу, якщо це обідній час. В іншому випадку Ви не зможете повноцінно відпочити, що негативно відіб'ється на результатах вашої подальшої роботи.

Принцип 8. Дотримуйтесь чистоти на робочому місці

На перший погляд цей принцип складно віднести до управління часом, однак він теж є одним з методів тайм-менеджменту. Справа в тому, що безлад і некомфортна робоча обстановка істотно знижують ефективність робочого процесу, оскільки просто відволікають увагу і забирають більше часу, для того щоб знайти потрібну записку на столі або потрібний файл на комп'ютері.

Принцип 9. Складне завдання розбивайте на прості

Надзвичайно ефективний інструмент тайм-менеджменту для вирішення завдань, які здаються невирішуваними - розбиття їх на декілька простіших і реально здійсненних.

Будь-яке складне і нездійсненне на перший погляд завдання вирішується шляхом ділення його на дрібні підзавдання, кожне з яких виконати набагато простіше.

Принцип 10. Вмотивуйте себе

Це одне з найважливіших правил тайм-менеджменту. Внутрішня мотивація (або самомотивація) - це той фактор, який дозволить Вам працювати і використовувати свій час більш ефективно і з більшою віддачею. Якщо у Вас немає мотивації, всі інші методи тайм-менеджменту працюватимуть набагато гірше.

Плануючи і виконуючи будь-яку роботу, думайте в першу чергу про результати, які вона Вам принесе. Нехай це буде Ваш заробіток, а ще краще - те, на що Ви плануєте його витратити.

В управлінні часом важливий, насамперед, практичний досвід. Всі перераховані інструменти, технології, прийоми, правила, принципи, методи тайм-менеджменту дадуть свій ефект тільки тоді, коли Ви почнете застосовувати їх у своїй повсякденній практиці, тому не варто відкладати цю справу в довгий ящик.

 

Коментарі

Додати або змінити свій аватар можна через систему GrAvatar
  1. Ще немає коментарів.
  1. Немає ще трекбеків.