Опубліковано у: Механізми забезпечення сталого розвитку економіки: проблеми, перспективи, міжнародний досвід: Матеріали V Міжнар. наук.-практ. конф. (м. Харків, 1 листопада 2024 р.). Харків: Державний біотехнологічний університет, 2024. 458 с. С.235-238.

У двадцяті роки двадцятого століття вперше заговорили про те, що ефективність використання часу залежить від особистої ефективності конкретної одиниці, тобто людини.

Саме в цей період ряд європейських держав не без допомоги утворень, що виступають за дотримання прав працівників, намагаються вникнути в цей процес. Аналізуючи працю робітників середини і кінця ХІХ століття, можна дійти висновку: виробнича ефективність за постійної завантаженості була вкрай низькою, збільшення тривалості робочого дня не дає очікуваних економічних показників. У сімдесятих роках ХХ століття набув популярності метод хронометражу. Цей метод є інструментами вироблення ефективного мислення людини, що сприяє раціональному управлінню особистим часом та підвищенням особистої ефективності. Сьогодні напрямок тайм-менеджменту став дуже популярним.

Тайм-менеджмент, як і будь-яка інша дисципліна, має завдання:

• Аналіз необхідного часу виконання певних завдань.
• Постановка, формулювання та визначення першорядних цілей.
• Складання чіткого плану для досягнення мети, а також розміщення пріоритетів.
• Допомога у реалізації поставленої мети.
• Фіксація часу за допомогою хронометражу.

На даний момент існує ціла низка підходів до проблеми управління часом. Фахівці у цій галузі виділяють три основні типи:

1. Персональний або особистий тайм-менеджмент. Даний вид менеджменту пов’язаний з особистісним розвитком людини та її вмінням грамотно та плідно планувати свій час.
2. Професійний тайм-менеджмент. Цей тип менеджменту допомагає індивіду ефективно виконувати поставлені перед ним завдання, грамотно організовувати свій робочий час і розумно розставляти завдання залежно від їхньої пріоритетності.
3. Соціальний тайм-менеджмент передбачає регулювання міжособистісних взаємин або управління часом двох і більше осіб. Такий вид менеджменту ще називають-корпоративним [1].

Керівник, користуючись у сукупності методами, запропонованими тайм-менеджментом та персональним менеджментом, отримує певні переваги у своїй діяльності:

• Реалізація поставлених завдань із найменшими втратами.
• Раціональна організація робочого процесу.
• Створення алгоритму повного виключення поспіху.
• Зведення помилок у виконанні роботи до мінімуму, а згодом до нуля.
• Підвищення кваліфікаційних показників.
• Посилене зростання мотивації праці.
• Пошук оптимальних шляхів досягнення особистісних та професійних цілей.

З прогресуючим зростанням капіталізму та капіталістичних відносин зросла і конкуренція, внаслідок чого виник попит на грамотну організацію робочого процесу та тайм-менеджменту в управлінні.
У зв’язку з цим більша кількість організацій відчувають потребу в обов’язковому використанні всіх концепцій та прийомів тайм-менеджменту в організації своєї роботи. Потреба впроваджувати тайм-менеджмент пояснюється такими причинами:

1. Зростання темпів змін середовища вимагають делегування співробітникам організації нових завдань, цілей та повноважень, залишаючи за ними прийняття конкретного рішення.
2. Зростання капіталістичних відносин за собою породжує зростання конкурентних пропозицій на ринку, що викликає необхідність прикладати більше зусиль, витрачаючи на це максимально можливий мінімум часового ресурсу.

Для сучасної організації характерні регулярні та значні зміни основної та додаткової діяльності: створення нових продуктів, розширення на нові ринки збуту, використання нових важелів у системі управління. Топ-менеджери та фахівці організацій регулярно збільшують обсяги завдань та цілей, вишукують нові ресурси та розширюють резерви часу для реалізації нових планів. Описані
аспекти сучасної організації пояснюють потребу впровадження інструментів тайм-менеджменту в систему управління для мінімізації можливих втрат [2].

Неписьменна організація робочого процесу з боку керівних складів призводить до того, що співробітники відчувають нестачу особистого часу. Це позначається на настроях співробітників та ефективності організації.

Дефіцит часу характерний для наступних випадків:

• Відсутність розпорядку на весь робочий день.
• Помічники керівника не вникають в особливості розпорядку.
• Телефонні дзвінки часто порушують плідний робочий процес.
• Невміння керуючих розподіляти цілі між працівниками.
• Працівники не мають необхідної кваліфікації для займаних посад.
• Відсутність пропорційної мотивації.

Для підвищення продуктивності працівників та поліпшення ефективності роботи організації, слід рекомендувати підлеглим складати план на весь робочий день. При складанні такого плану необхідно: 60 % всього робочого дня відвести на вирішення основних завдань, 40 % зберегти в резерві, з яких 20 % - непередбачені справи, інші 20 % - спонтанні.

Тайм-менеджмент покаже свою результативність лише в тому випадку, якщо співробітники набудуть навичок планування, розставлення пріоритетів, контролю часу та грамотної послідовності. Для вирішення цих завдань можна запросити експерта з тайм-менеджменту або навчити менеджера організації, який сам видаватиме співробітникам завдання та контролюватиме ефективність їх роботи.

Результативність використання даних методів та ефективність діяльності організації залежить багато в чому від керівника, від його навичок чітко визначати свої завдання, ставити цілі та планувати роботу всього колективу.

Система дає бажаний результат, коли всі її складові реалізуються в обов’язковій послідовності:

• аналіз тимчасового резерву;
• наявність переліку справ;
• визначення часових рамок реалізації завдань;
• порівняння передбачуваних тимчасових витрат для досягнення мети з особистими можливостями;
• складання плану справ на перспективу.

У функціонуванні будь-якого процесу важливу роль відіграє безпосередній лідер, керівник. Для ефективної роботи необхідно враховувати не тільки грамотний тайм-менеджмент підлеглих та учасників нижчої ланки, а й безпосередніх керівників. Основні методи раціоналізації особистої праці керівника:

• тренування пам’яті;
• робота над текстами;
• використання записника;
• вміння слухати співрозмовника;
• розмови по телефону у робочий час лише щодо службових питань;
• службове відрядження.

Дослідження показують, що ефективність роботи будь-якого підприємства, організації, компанії та некомерційної організації пов’язана з низкою взаємодоповнюючих факторів. Лише взаємна робота наступних аспектів може показати позитивну динаміку розвитку та роботи будь-якої організації:

• формальні взаємини з працівників між собою та з керівником;
• чіткий поділ обов’язків із зазначенням термінів виконання;
• прозора система мотивації з боку керівників за успішне виконання поставлених завдань;
• планування керівником свого робочого дня, процесів та строків реалізації завдань;
• наявність тайм-менеджера або розробленої системи тайм-менеджменту, які здатні сприяти ефективності робочих процесів [3].

Спираючись на дослідження проблем нехватки та неправильного використання часу, на капітальну працю, можемо зробити наступний висновок: час – ресурс як окремо взятого індивіда, так і цілих організацій. Тимчасовий ресурс важливий так само, як і матеріальна база, тому що за одну одиницю часу можна виконати різну кількість поставлених завдань. З використанням тайм-менеджменту вирішення цього питання істотно полегшилося для всіх управлінських структур та окремо взятих осіб.

Список використаних джерел

1. Агєєва І.В., Плотніченко С.Р. Самоменеджмент – один з факторів професійного успіху менеджера // Науковий вісник Львівського національного університету ветеринарної медицини та біотехнологій імені С.З. Ґжицького. Серія: Економічні науки. 2022. Т.24. №100. С.54-58.
2. Любченко Н.В. Самоменеджмент і тайм-менеджмент як Soft Skills керівників і педагогів закладів освіти // Імідж сучасного педагога. 2022. №5(206). С.37–44.
3. Любченко Н.В. Технології тайм-менеджменту в управлінській діяльності керівника навчального закладу // Вісник післядипломної освіти. Управління та адміністрування. 2016. Вип1. С.82–97.

Інформація для цитування: Андрушкевич Н.В. Тайм-менеджмент в системі управління підприємством // Електронний науковий вісник «Керівник.ІНФО». - URL: https://kerivnyk.info/2024/11/andrushkevych.html